Privacyverklaring

Bij de start van de behandeling wordt de cliënt gevraagd persoonsgegevens met BUMP te delen.

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat BUMP een dossier aanlegt. Dit is ook een wettelijke plicht die is opgelegd door de WGBO. BUMP maakt hiervoor gebruik van een elektronisch patiëntendossier. Het dossier bevat persoonsgegevens, gezondheidsgerelateerde aantekeningen en gegevens over de behandelingen. Daarnaast zijn hierin de ondertekende behandelovereenkomst en de tussentijdse evaluaties opgenomen.

De gegevens die worden vastgelegd in het dossier zijn overeenkomstig het AVG-rapport van de FVB. Dit rapport bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot deze gegevens en het inzagerecht van cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaande privacyverklaring.

BUMP is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op een of meerdere van de volgende grondslagen:

• U heeft toestemming gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.
• U geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door akkoord te gaan met de zorgovereenkomst die BUMP met u heeft gesloten.
• Er is een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te verwerken.

2. De volgende persoonsgegevens kunnen, indien dit noodzakelijk is voor de hulpverlening, door BUMP worden verwerkt:

• Persoonsgegevens van de cliënt, de wettelijk vertegenwoordiger en familieleden;
• BSN-nummer;
• E-mailadres en telefoongegevens van de cliënt, de wettelijk vertegenwoordiger en familieleden;
• Indicatiegegevens;
• Hulpverleningsgegevens.

Privacy op de zorgnota

3. Wanneer de cliënt de behandeling uit eigen middelen bekostigt, ontvangt de cliënt een zorgnota.

Op de zorgnota staan de gegevens die door de zorgverzekeraar worden gevraagd, zodat de cliënt de nota eventueel bij de betreffende zorgverzekeraar kan declareren:

• Naam, adres en woonplaats;
• Geboortedatum;
• Polisnummer van de verzekering;
• Behandeldatum;
• Een korte omschrijving van de behandeling, zoals vaktherapie, met daarbij de prestatiecode zoals deze door zorgverzekeraars is opgesteld;
• De kosten van het consult.

Toegang tot het cliëntdossier

4. Behalve de directeur van BUMP heeft een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door BUMP wordt samengesteld. Dit zijn:

• Andere zorgverleners, bijvoorbeeld om hen te informeren wanneer de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met de expliciete toestemming van de cliënt.
• Een waarnemend collega tijdens de afwezigheid van de directeur van BUMP. Wanneer dit van toepassing is, wordt de cliënt hierover geïnformeerd.
• Personen die betrokken zijn bij intercollegiale toetsing. De gegevens worden hiervoor geanonimiseerd gebruikt. De cliënt wordt vooraf om toestemming gevraagd.
• Personen die betrokken zijn bij onderzoek naar de effecten van vaktherapie. Dit gebeurt alleen met de expliciete toestemming van de cliënt.

De medewerkers die deze functies bekleden, hebben allen een geheimhoudingsplicht. Per cliënt bepaalt BUMP wie toegang heeft tot het bij de cliënt behorende cliëntdossier.

4. Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.

5. Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die hiervoor toestemming van de cliënt hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.

6. Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familieleden. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven door middel van een formulier ‘Toestemmingsverklaring’.

In deze toestemmingsverklaring geven wij aan voor welk doel wij toestemming vragen om gegevens met anderen te delen. Voor iedere verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na het overlijden van de cliënt worden de gegevens niet openbaar gemaakt.

7. In de Jeugdwet is opgenomen dat zorgaanbieders van maatwerkvoorzieningen, waaronder BUMP, persoonsgegevens voor gemeenten, het CAK, de SVB, het CIZ en toezichthoudende ambtenaren mogen verwerken en met hen mogen uitwisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.

Bewaartermijnen

8. Nadat de begeleiding van de cliënt is beëindigd, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven genoemde geautoriseerde medewerkers en functionarissen deze gegevens kunnen inzien. Hierbij gelden de volgende bewaartermijnen:

• Bij volwassenen die vallen onder de Zvw, Wlz, ggz of WGBO bedraagt de bewaartermijn twintig jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Bij volwassenen die niet onder de WGBO vallen bedraagt de bewaartermijn vijftien jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Bij jeugdigen die jeugdhulp ontvangen bedraagt de bewaartermijn twintig jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Fiscale gegevens over betalingen worden zeven jaar bewaard.
• Toedienlijsten worden twee jaar bewaard.

Rechten van de cliënt

9. De cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger van mening is dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, kan schriftelijk worden verzocht deze gegevens te wijzigen.

De cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordiger heeft de volgende rechten:

• Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen, zoals bedoeld in artikel 20 van de AVG.
• Het recht op vergetelheid: het recht op verwijdering van gegevens uit het dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden, zoals bedoeld in artikel 17 van de AVG.
• Het recht op inzage, rectificatie en aanvulling: het recht om het dossier in te zien en onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen, zoals bedoeld in artikel 16 van de AVG.
• Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken. Meer informatie over de situaties en voorwaarden vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Het recht om bezwaar te maken: het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens.

Daarnaast hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met hun persoonsgegevens doen.

Wanneer u gebruik wilt maken van een van de bovengenoemde rechten, kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het formulier ‘Uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming’ in. Hiermee leggen wij vast van welk recht u gebruikmaakt en welke acties zijn uitgevoerd.

Verwerking van gegevens

10. De betrokken instanties en ketenpartners waarmee BUMP gegevens uitwisselt, zijn opgenomen in een register. Dit wordt het verwerkingsregister genoemd. U kunt dit verwerkingsregister te allen tijde bij ons opvragen.

11. Met alle partijen waarmee vertrouwelijke persoonsgegevens worden uitgewisseld, is een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.

12. Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure aan ons kenbaar maken. Wanneer wij er samen niet uitkomen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

13. Wanneer er sprake is van een datalek, heeft BUMP een wettelijke meldplicht. Bij een datalek gaat het om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens of het onbedoeld vernietigen, wijzigen of vrijkomen van persoonsgegevens die door BUMP worden verwerkt.

14. Deze meldplicht houdt in dat BUMP direct een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er sprake is van een ernstig datalek. In bepaalde gevallen moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt.

15. Bij een vermoedelijk of vastgesteld datalek treedt onze Meldcode Datalekken en Privacyschending in werking. U kunt deze meldcode bij ons opvragen.

Contactgegevens Privacy Officer BUMP

Marleen Poldervaart
Snekerweg 3, ruimte 23
8701 PZ Bolsward