Privacyverklaring

Bij de start van de behandeling wordt de cliënt gevraagd persoonsgegevens met BUMP te delen. Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat BUMP een dossier aanlegt. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. BUMP maakt hiervoor gebruik van een elektronisch patiëntendossier.

Het dossier bevat de persoonsgegevens, gezondheidsgerelateerde aantekeningen en gegevens over de behandelingen. Daarnaast zijn hierin de ondertekende behandelovereenkomst en (tussen)evaluaties opgenomen.

De gegevens die worden vastgelegd in het dossier zijn overeenkomstig het AVG-rapport van de FVB. Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.

BUMP is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

De grondslag waarop het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd:

• U heeft toestemming gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens.
• U geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door akkoord en instemming te geven aan de zorgovereenkomst die BUMP met u heeft gesloten.
• Er is een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te verwerken.

De volgende persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor de hulpverlening, door BUMP worden verwerkt:

• Persoonsgegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden
• BSN-nummer
• E-mailadres en telefoongegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden
• Indicatiegegevens
• Hulpverleningsgegevens

Privacy op de zorgnota

Wanneer de behandeling door de cliënt uit eigen middelen wordt bekostigd, krijgt de cliënt de zorgnota als volgt aangeleverd.

Op de zorgnota staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat de cliënt deze nota eventueel kan declareren bij de betreffende zorgverzekeraar.

• Naam, adres en woonplaats
• Geboortedatum
• Polisnummer verzekering
• Behandeldatum
• Een korte omschrijving van de behandeling, bijvoorbeeld vaktherapie met daarbij de prestatiecode zoals zorgverzekeraars deze hebben opgesteld en de kosten van het consult

Toegang tot het cliëntdossier

Behalve de directeur van BUMP heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door BUMP wordt samengesteld. Dit zijn:

• Andere zorgverleners om hen te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de cliënt.
• De waarnemend collega tijdens de afwezigheid van de directeur van BUMP. Mocht dit van toepassing zijn, wordt de cliënt hierover geïnformeerd.
• Voor geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing. Ook hiervoor wordt vooraf toestemming gevraagd.
• Voor gebruik bij onderzoek naar de effecten van vaktherapie. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de cliënt.

De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht. Per cliënt bepaalt BUMP wie er toegang heeft tot het bij de cliënt behorende cliëntdossier.

• Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.
• Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.
• Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring’.
• Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.

In de Jeugdwet is opgenomen dat zorgaanbieders van maatwerkvoorzieningen, waaronder BUMP, persoonsgegevens voor gemeenten, CAK, SVB, CIZ en toezichthoudende ambtenaren mogen verwerken en met hen mogen uitwisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.

Bewaartermijnen

Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen geautoriseerde medewerkers deze gegevens kunnen inzien.

• Bij volwassenen (Zvw/Wlz/Ggz, WGBO) is de bewaartermijn twintig jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Bij volwassenen (niet vallend onder de WGBO) is de bewaartermijn vijftien jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Bij jeugdigen (jeugdhulp) is de bewaartermijn twintig jaar na de laatste wijziging in het cliëntdossier.
• Fiscale gegevens omtrent betalingen worden zeven jaar bewaard.
• Toedienlijsten worden twee jaar bewaard.

Rechten van de cliënt

De cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, kan schriftelijk worden verzocht deze te wijzigen.

Cliënt en/of diens wettelijk vertegenwoordigers hebben:

• Het recht op dataportabiliteit, het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG)
• Het recht op vergetelheid, verwijdering van gegevens uit het dossier (artikel 17 AVG)
• Het recht op inzage, rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG)
• Het recht op beperking van de verwerking
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Wanneer u gebruik wilt maken van een van bovengenoemde rechten, kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in.

Verwerking van gegevens

• Betrokken instanties en ketenpartners waar BUMP gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een verwerkingsregister. Dit register kan op verzoek worden ingezien.
• Met alle partijen waar vertrouwelijke persoonsgegevens mee worden uitgewisseld is een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.
• Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken. Indien nodig kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

In het geval er sprake is van een datalek heeft BUMP een wettelijke meldplicht. Bij een datalek gaat het om toegang tot, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is geweest.

• BUMP doet bij een ernstig datalek direct melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Soms moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn.
• Bij een vermoedelijk datalek treedt onze Meldcode Datalekken en Privacyschending in werking. Deze meldcode kunt u bij ons opvragen.

Contactgegevens Privacy Officer BUMP

Marleen Poldervaart
Snekerweg 3 – Ruimte 23
8701 PZ Bolsward